Здійснення всіх службових контактів із іноземними громадянами – представниками міжнародних організацій, посольств іноземних держав в Україні, іноземних неурядових організацій, іноземних ЗВО тощо, відбувається відповідно до програми прийому, затвердженої ректором університету, та обов‘язковим залученням відділу міжнародних зв’язків.

Прийом іноземних делегацій здійснюється на підставі договору про співпрацю, листа з відповідної організації, запрошення Харківського національного медичного університету. У структурних підрозділах університету за роботу з іноземцями відповідає керівник відповідного підрозділу (завідувач кафедри, декан, директор, начальник тощо), який приймає іноземців.

Не пізніше ніж за 7 днів до запланованої дати прийому іноземних громадян у ХНМУ, керівником структурного підрозділу до відділу міжнародних зв’язків подаються відомості про іноземців і заплановані заходи у рамках їх візиту, на основі яких розробляється програма прийому.

По закінченню прийому іноземних громадян в одноденний термін керівник структурного підрозділу, який відповідає за організацію та проведення прийому, надає до відділу міжнародних зв’язків інформацію про виконання заходів під час перебування в університеті іноземних представників. Складається звіт про виконання програми прийому.