Службові контакти з іноземними громадянами — представниками міжнародних організацій, дипломатичних представництв іноземних держав в Україні, іноземних неурядових організацій, закладів вищої освіти, наукових установ та інших іноземних організацій — здійснюються відповідно до програми прийому, затвердженої ректором Харківського національного медичного університету, за обов’язкової участі відділу міжнародних зв’язків.

Прийом іноземних делегацій та окремих іноземних громадян здійснюється на підставі договору про співробітництво, офіційного листа відповідної установи чи організації або запрошення Харківського національного медичного університету.

За організацію роботи з іноземними представниками у структурному підрозділі відповідає його керівник (завідувач кафедри, декан, директор, начальник тощо), який забезпечує проведення запланованих заходів у межах візиту.

Не пізніше ніж за 7 днів до запланованої дати прийому керівник відповідного структурного підрозділу подає до відділу міжнародних зв’язків інформацію про іноземних громадян та заплановані заходи за їх участю. На підставі наданої інформації готується програма прийому, яка подається на затвердження ректору Університету.

Протягом одного робочого дня після завершення прийому керівник структурного підрозділу, відповідальний за його організацію та проведення, подає до відділу міжнародних зв’язків інформацію про проведені заходи та результати візиту. На підставі отриманих відомостей оформлюється звіт про виконання програми прийому.